Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego w Gryfinie prowadzi następujące ewidencje:

1. rejestr decyzji, postanowień i zgłoszeń wydanych przez organ administracji architektoniczno-budowlanej
2. rejestr rozpoczynanych i oddawanych do użytkowania obiektów budowlanych
3. rejestr skarg i wniosków
4. rejestr aktów wewnętrznych Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Gryfinie
5. rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw

 

W Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Gryfinie obowiązuje system kancelaryjny, oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt zgodnie z ustawą z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 1998 r. Nr 161, poz. 1109 ze zm.):

• Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową niezależną od struktury organizacyjnej inspektoratu, klasyfikację akt w toku działalności inspektoratu. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności inspektoratu oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami. Wykaz ten służy do oznaczenia, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.
• Akta wyróżniane są symboliką literową poszczególnych wydziałów, inicjałami pracownika prowadzącego daną sprawę i liczbami stanowiącymi oznaczenie tematów rzeczowych i numerami poszczególnych pism.
• Spis spraw i segregatory zakłada się na każdy rok kalendarzowy oddzielnie.
• Po zakończeniu roku, spisy spraw są odkładane do właściwych teczek, założonych wg jednolitego rzeczowego wykazu akt.
• Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza się do akt sprawy w porządku chronologicznym.

 

Znak sprawy zawiera:

1. 1/symbol literowy komórki organizacyjnej
2. 2/symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,
3. 2/liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw
4. 3/rok w którym sprawę wszczęto
5. 4/symbol literowy pracownika, prowadzącego sprawę

 

W Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Gryfinie przechowywane są akta spraw zakończonych, archiwizowane w składnicy akt przez okres przewidziany w jednolitym rzeczowym wykazie akt, stanowiącym załącznik do instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt.

 

Opracowanie:
Beata Kołodziejska